4 kroki aby rekruter dogadał się z biznesem

Współpraca rekrutera i przełożonego, który poszukuje pracownika, w większości firm sprowadza się do wymiany opinii o kandydatach i udziału menedżerów w rozmowach kwalifikacyjnych. Niestety tylko w niespełna co dziesiątej firmie, przedstawiciel biznesu uczestniczy w całym procesie zatrudnienia. Przede wszystkim dlatego, że udział w rekrutacji jest dla niego zbyt angażujący. Eksperci eRecruiter, GOMEZ i RUCH zwracają uwagę na najważniejsze elementy, takie jak efektywna wymiana informacji i opinii, liczba spotkań z kandydatami oraz organizacja szkoleń i akcji informacyjnych, które mogą pomóc taką sytuację zmienić.

– Efektywność rekrutacji zależy w dużym stopniu od umiejętnej współpracy HR-u i kierownika działu szukającego pracownika. Obu stronom zależy na tym samym, czyli zatrudnieniu osoby, która będzie najlepiej pasowała do DNA firmy. Taki cel osiąga się łatwiej, gdy komunikacja przebiega sprawnie i biznes nie ma poczucia, że jest przytłoczony obowiązkami rekrutacyjnymi – mówi Izabela Bartnicka, ekspert eRecruiter. – Jak wynika z naszego badania „Candidate Experience”, zdecydowana większość menedżerów liniowych bierze udział tylko w spotkaniach rekrutacyjnych (93%). W selekcję kandydatów angażuje się niestety już tylko 40% przełożonych. Może to wynikać z tego, że ten obszar rekrutacji bardziej obciąża biznes. Dlatego warto przyjrzeć się tym elementom współpracy, które mogą potencjalnie rodzić problemy, gdyż udział przełożonego w procesie rekrutacji jest cenny zarówno dla rekrutera jak i dla kandydata – dodaje Izabela Bartnicka.

Krok 1: usprawnij komunikację

Zaangażowanie biznesu w procesy rekrutacyjne najczęściej rozpoczyna się od wspólnych ustaleń dotyczących stanowiska pracy, na jakie poszukiwany jest kandydat. Jeżeli zostanie to potwierdzone, a ogłoszenie o pracę opublikowane, zaczynają spływać CV. I już tutaj mogą pojawić się problemy komunikacyjne. Częstą praktyką rekruterów jest obciążanie przyszłych przełożonych dodatkową korespondencją mailową z licznymi życiorysami kandydatów i opiniami na ich temat. Nie jest to lubiane czy efektywne rozwiązanie, dlatego warto poszukać alternatywy. Klasycznego e-maila mogą zastąpić specjalne systemy rekrutacyjne, dzięki którym wymiana informacji jest sprawniejsza. Przykładowo eRecruiter wprowadził ostatnio nową funkcjonalność – Interaktywną Kartę Kandydata. Dzięki niej rekruter nie musi wysyłać wielu plików na e-mail menedżera. Zamiast tego udostępnia dane o wybranych kandydatach wszystkim osobom zaangażowanym w proces rekrutacji, a te za pomocą kilku kliknięć przekazują informację zwrotną, która trafia bezpośrednio do systemu.

– Dzięki Interaktywnej Karcie Kandydata wszystkie dane dotyczące poszczególnych kandydatów jak decyzje HR i kierowników czy etapy procesu, mamy w jednym miejscu, a nie w wielu mailach od menedżerów, które później ciężko odszukać na czas, gdy są nam potrzebne. Tylko w ciągu miesiąca korzystania z tego rozwiązania ilość korespondencji mailowej wymienianej z kierownikami liniowymi zmalała o 50% – mówi Dorota Michałowska, Młodszy Kierownik ds. Rekrutacji i Rozwoju Pracowników, RUCH S.A.

Krok 2: ułatwiaj wymianę opinii o kandydacie   

Ocenianie kandydatów, zarówno na podstawie przesłanych dokumentów aplikacyjnych jak i przeprowadzonej rozmowy kwalifikacyjnej, to ważny element współpracy HR-u i działu poszukującego pracownika. Jeżeli odbywa się to za pomocą e-maila, wymiana poglądów może być utrudniona ze względu na przesyłanie nawet kilkunastu odpowiedzi w tym samym temacie. Tutaj znowu z pomocą przychodzi nowoczesna technologia. W systemie rekrutacyjnym można zostawiać adnotacje i opinie, dotyczące konkretnych kandydatów. Dzięki temu kolejne osoby zaangażowane w proces wiedzą nie tylko, na kogo zwrócić uwagę, ale też, kogo pominąć, bo np. nie spełnia kryteriów lub nie zrobił dobrego wrażenia na spotkaniu. Jak wskazuje Katarzyna Patalas, Specjalista ds. HR w firmie GOMEZ, sprawna wymiana informacji jest szczególnie przydatna przy trudniejszych rekrutacjach.

– W momencie, gdy potrzebowałam informacji zwrotnej dotyczącej mojej oceny kandydatów, a na wysyłane e-maile nikt nie odpowiadał, trudno było iść dalej z procesem. A czasem zdarza się tak, że stanowisko jest na tyle specjalistyczne, że taka opinia jest konieczna. Dopiero dzięki Interaktywnej Karcie Kandydata na bieżąco kontroluję proces i nie mam poczucia, że obciążam kogoś zbyt dużą liczbą informacji – mówi Katarzyna Patalas.

Krok 3: nie sprzedawaj kota w worku i zaproś menedżera na spotkanie

Mimo że cel HR-u i działu szukającego pracownika jest zawsze ten sam, rekruter i menedżer mogą mieć różne wyobrażenie dotyczące tego, kto jest najlepszym kandydatem. Dlatego bezpośredni przełożony oprócz opiniowania życiorysów, powinien wziąć udział w rozmowach z potencjalnymi pracownikami. Zwłaszcza, że jak wynika z badania „Candidate Experience”, aż 87% kandydatów, chciałoby się spotkać z przyszłym szefem. Tutaj warto jednak zadbać, by nie organizować kilkudziesięciu spotkań, które będą zaburzały rytm dnia menedżera, ale skupić się na kilku wybranych osobach. To dzięki poprzednim krokom, powinno być łatwiejsze.

Krok 4: organizuj akcje informacyjne i szkolenia

Najskuteczniejszy sposób, który gwarantuje, że wszystkie osoby zaangażowane w proces rekrutacji, będą go rozumiały w ten sam sposób, to organizowanie szkoleń i akcji informacyjnych. Dzięki temu przedstawiciele części biznesowej uzyskają niezbędne informacje na temat zasad rekrutacji w firmie, a ponadto, sami mogą przekazać swoje uwagi i opinie, które HR powinien wziąć pod uwagę przy organizacji naboru pracowników. Takie działania informacyjne są jednak w wielu firmach pomijane – tylko połowa pracodawców deklaruje, że dział HR organizuje specjalne szkolenia, warsztaty lub innego rodzaju akcje informacyjne dla menedżerów działów na temat zasad rekrutacji obowiązujących w firmie.

– Efektywna współpraca HR-u i biznesu to obecnie jedno z największych wyzwań firm w obszarze rekrutacji. Warto o nią zadbać, gdyż na zespołowej pracy rekrutera i menadżera najbardziej zyskuje kandydat, czyli osoba, na której pracodawcy powinno zależeć najbardziej. Dzięki sprawnej komunikacji skróceniu ulega cały proces rekrutacji, gdyż szybsza informacja zwrotna od menedżera to impuls do działania dla rekrutera. Także starający się o pracę szybciej otrzyma informację, czy został zatrudniony czy nie. A to w kontekście walki o najlepszych pracowników oraz pracy nad relacjami z kandydatami jest bardzo istotne – podsumowuje Izabela Bartnicka.